Conferencia telefónica: consejos sobre preparación, costos, moderación

Contenido

• ¿Qué es una teleconferencia?
• ¿Cómo funciona la teleconferencia?
• Proveedor de conferencias telefónicas
• Diferentes modelos de precios para conferencias telefónicas
• ¿Cuánto cuesta realmente una conferencia telefónica?
• ¿Qué necesitas para una conferencia telefónica?
• Problemas típicos con las conferencias telefónicas
• ¿Cómo se pueden evitar los errores en las telecomunicaciones?
• Tareas y función del moderador
• ¿Cómo funciona una llamada de conferencia con un teléfono celular?

Una teleconferencia es la herramienta perfecta para discutir de manera fácil, rápida y económica asuntos profesionales con más de dos personas, ya sean proyectos o presentaciones. Para ello no es necesario un esfuerzo técnico demasiado grande. Un simple teléfono o un teléfono celular es suficiente para la moderna "Telco". Sin embargo, existen algunas reglas importantes para las conferencias telefónicas a las que debe prestar atención de antemano. Nuestras listas de verificación le muestran cuáles ...

¿Qué es una teleconferencia?

Las conferencias telefónicas o las llamadas conferencias telefónicas son reuniones en las que solo pueden escucharse pero no verse. El término conferencia telefónica, también conocido por su abreviatura Telko o TK, se usa generalmente para llamadas telefónicas con más de dos participantes. Con tres o cuatro participantes, se habla de una conferencia de tres o una conferencia de cuatro. Todo lo que va más allá de eso en términos de participantes es solo una empresa de telecomunicaciones. Además, se hace una distinción en conferencias telefónicas según el tipo de conexión:

• Procedimiento de marcación
  Los participantes acceden a la conferencia de forma independiente, equipados con los datos de acceso adecuados, y deben autenticarse con un PIN.
• Procedimiento de marcación
  Los participantes son llamados por el operador del proveedor de telecomunicaciones o por el organizador y se "busca" la conferencia. Aunque el proceso es más conveniente, también es más costoso para el organizador, ya que él también corre con todas las tarifas de conexión.

¿Cómo funciona la teleconferencia?

Se puede configurar e implementar una llamada de conferencia rápidamente. Mientras tanto, existen numerosos, en algunos casos gratuitos, proveedores de telecomunicaciones en Internet (más sobre esto en la siguiente sección). No es necesario cumplir grandes requisitos previos.

No se requiere un sistema telefónico moderno. Un simple teléfono o teléfono celular es todo lo que se necesita para una tele reunión. Entonces, si desea iniciar una llamada de conferencia con tres o más participantes, solo necesita tres simples pasos:

• Registrar una llamada de conferencia
  Para iniciar la llamada de conferencia, debe registrar la llamada de conferencia con el proveedor seleccionado. Por lo general, este registro solo se requiere una vez y, por lo general, ya es posible en el sitio web del proveedor de telecomunicaciones. Para hacer esto, generalmente solo necesita un nombre y una dirección de correo electrónico (los proveedores gratuitos pueden usarlos comercialmente) o una dirección de facturación (para los proveedores de telecomunicaciones de pago).
• Comunicar datos de acceso
  Por lo general, se le asignará una sala de llamadas de conferencia. Todos los participantes pueden marcar posteriormente en esta sala virtual. Para ello, la sala de conferencias tiene una clave de datos de acceso de dos partes: un número de teléfono (número de marcación) y un código PIN de conferencia (código de marcación, PIN de marcación o PIN de conferencia). Con los datos, cualquiera puede marcar desde cualquier lugar con su teléfono, iPhone u otro teléfono inteligente.
• Iniciar una llamada de conferencia
  Si todos los participantes tienen un número y un PIN, puede comenzar. Concierte una hora, marque e inicie una conferencia telefónica. Por lo general, se necesitan al menos dos participantes para ingresar a la sala. Algunos proveedores de telecomunicaciones tienen un llamado líder de conferencia, principalmente por razones de seguridad. Él tiene su propio PIN de líder de conferencia y luego es quien habilita la llamada de conferencia para todos. Hasta entonces, el resto de los participantes a menudo solo escuchan música en espera.

Proveedor de conferencias telefónicas

Una llamada desde el teléfono de su casa u oficina solo lo conecta con otra persona. Para una llamada de conferencia con más de dos participantes, debe utilizar un proveedor o software específico.

El que elija depende, por un lado, de sus expectativas o requisitos del proveedor y, por otro lado, por supuesto, del precio de la oferta. Le presentamos varios proveedores con los que puede realizar una conferencia telefónica:

• Conferencia telefónica alemana
  El proveedor deutsche-telefonkonferenz.de anuncia con una "conferencia telefónica 100% gratuita". Por lo tanto, no tiene que pagar tarifas adicionales, solo tiene que pagar una llamada a un teléfono fijo. Después de registrarse, recibirá los datos de acceso por correo electrónico y podrá comenzar de inmediato. El número de participantes y la duración de la conferencia son ilimitados.
• SmartConference
  ¿Utiliza muchas conferencias telefónicas, para citas regulares, para reuniones con clientes o para trabajar en equipo? Luego puede contratar una suscripción mensual por 9,90 con el proveedor SmartConference. Hasta 5 participantes pueden unirse al Telko a este precio fijo. Para grupos más grandes, hay tarifas más caras para hasta 25 participantes.
• Whatsapp
  No solo son posibles los mensajes cortos, sino también las conferencias telefónicas a través de Whatsapp. En la aplicación, puede crear fácilmente una llamada grupal y agregar hasta siete de sus contactos. Fácil, rápido y gratuito. Ideal para usuarios privados, pero para algunas empresas esta variante no es lo suficientemente profesional. Además, por supuesto, debe estar conectado con todos los participantes a través de Whatsapp.
• Skype
  El servicio de Microsoft Skype también ofrece una función para llamadas grupales. Para hacer esto, debe agregar los participantes deseados a un grupo usando sus contactos o la búsqueda. Una vez que se ha creado, puede iniciar la llamada de grupo. Si todos los participantes utilizan el software de Skype, este tipo de conferencia telefónica es gratuita.
• Conferencia de negocios de Telekom
  Deutsche Telekom ofrece su propio servicio de conferencias telefónicas, que permite conferencias telefónicas y conferencias web sencillas. Además de la conversación, también se pueden compartir documentos o mostrar presentaciones. Cuando se factura según el uso, los costos rondan los 10 centavos por minuto y participante. Una teleconferencia de 30 minutos con 5 participantes costaría unos 15 euros. Pero también existen modelos de tarifa plana para diferentes números de participantes.
• Meebl
  Meeble anuncia varios puntos: gratis, sin registro, sin publicidad y sin spam. Todo lo que tiene que hacer es ingresar su dirección de correo electrónico y un código que se muestra; la sala para la llamada de conferencia está configurada y se puede usar. Recibirá números telefónicos gratuitos de Alemania, Austria y Suiza. Si desea respaldar el servicio, puede elegir un número con cargo de forma voluntaria.

Otros proveedores (parcialmente facturables) en orden alfabético sin calificación: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferencing. VoiceMeeting, Woopla.

Diferentes modelos de precios para conferencias telefónicas

A pesar de una gran selección de proveedores diferentes, los modelos de precios se pueden dividir en solo dos categorías. Al elegir una solución adecuada, puede elegir entre estos (y un proveedor asociado):

• Facturación basada en el uso
  El pago se realiza aquí por minuto y por participante. Los proveedores miden exactamente cuántos participantes se marcaron en la conferencia telefónica y durante cuánto tiempo. Multiplicado por la tarifa mencionada, esto da como resultado el monto de la factura.
• Tarifa plana con suscripción
  Un precio fijo para gastar en conferencias telefónicas con la frecuencia y el tiempo que desee. El monto del precio de la suscripción se basa en el número de participantes. Alrededor de 10 euros al mes para llamadas de hasta 7 usuarios.

Es mejor decidir qué opción es la más adecuada para usted. Las conferencias telefónicas frecuentes de larga duración y muchos participantes son significativamente más caras en la primera variante. Por otro lado, si rara vez lo invita a las empresas de telecomunicaciones en grupos pequeños, es posible que esté pagando demasiado con la tarifa plana.

¿Cuánto cuesta realmente una conferencia telefónica?

Muchos proveedores anuncian que sus conferencias telefónicas son gratuitas; en una inspección más cercana, esto a menudo no es del todo cierto: o hay restricciones en el número de participantes o el primer paso, el registro, es gratis. Incluso si no hay obligaciones contractuales o costos mensuales, generalmente hay cargos bajos por minuto por el tiempo de conversación durante la conferencia telefónica.

Qué costos surgen, también depende de desde dónde los respectivos abonados marcan su camino en la red. Como regla general, cada participante paga los costos de conexión a la red de telefonía fija alemana. Estos dependen del proveedor de telefonía respectivo: si tiene una tarifa plana en la red de telefonía fija alemana, no tendrá que pagar ninguna tarifa por separado;

Sin embargo, también son posibles participantes del extranjero que no tienen condiciones especiales para la red de telefonía fija alemana. Dependiendo del proveedor, también existe la opción de que el líder de la conferencia asuma las tarifas de la conferencia telefónica para todos. En tales casos, se contrata la suscripción correspondiente.

¿Qué necesitas para una conferencia telefónica?

Antes de seleccionar el proveedor de llamadas de conferencia adecuado, debe hacer algunas reflexiones formales sobre la llamada de conferencia en sí. Estos criterios influyen en la elección del proveedor y, por tanto, en los costes de la teleconferencia:

• Número de participantes: ¿Cuántos participantes participan en la telco?
• Origen: ¿Las personas que llaman desde el extranjero marcan?
• Costos: ¿Quién paga las tarifas de las conferencias telefónicas?
• Funciones adicionales: ¿Necesita servicios como control web (para presentaciones paralelas) o una función de grabación?

Como regla general, las conferencias telefónicas y los proveedores estandarizados son suficientes para hasta diez participantes. Sin embargo, debe prestar especial atención a la internacionalidad de las personas que llaman y una limitación del número de participantes, de lo contrario, puede volverse costoso rápidamente.

Problemas típicos con las conferencias telefónicas

A pesar de la tecnología simple, las cosas pueden salir mal con la llamada de conferencia. Los problemas comunes incluyen:

• Dificultades de marcado
  En las conferencias telefónicas, a menudo hay al menos una persona que no puede marcar, ya sea porque los datos de acceso son incorrectos (o se anotaron incorrectamente) o porque el software utilizado (por ejemplo, con Skype) no está actualizado.
• conexión
  Nadie puede hacer nada al respecto, pero es molesto cuando los participantes salen volando repetidamente de la llamada de conferencia y tienen que volver a marcar debido a una mala conexión (radio), por ejemplo.
• Ruido de fondo
  Si los participantes están escuchando música de fondo, la ventana está abierta o los participantes simplemente se han olvidado de presionar el botón de silencio mientras están hablando con otra persona en la oficina, es extremadamente molesto.
• Disciplina del habla
  Como nadie se ve, no existe una comunicación no verbal que indique, por ejemplo, quién tendrá la palabra a continuación. Efecto: Es difícil coordinar quién habla y cuándo. O todos responden una pregunta al mismo tiempo o ninguna.

¿Cómo se pueden evitar los errores en las telecomunicaciones?

A continuación, también le proporcionamos un documento PDF que puede descargar de forma gratuita, que contiene muchos consejos para preparar y celebrar conferencias telefónicas. Esto evitará contratiempos molestos y contribuirá al éxito de la teleconferencia.

Descarga para evitar errores

Tareas y función del moderador

Como moderador, tiene un papel especial que desempeñar durante la conferencia telefónica. Traen orden para hablar. Eres responsable de las siguientes tareas:

• apertura
  Saluda a todos los presentes. Explican por qué se está llevando a cabo la empresa de telecomunicaciones y de qué se tratará en el curso posterior.
• introducción de los participantes
  Si no se trata de una conferencia telefónica regular o si hay nuevos participantes, debe presentarlos a todos para crear un ambiente agradable para la discusión.
• coordinación
  Su tarea principal es coordinar los discursos individuales y dirigir la discusión. Lo más fácil es dar (y retirar) la palabra a los participantes.
• hora
  Vigile el reloj para que no se exceda el tiempo de la conferencia telefónica. Asegúrese de que la agenda también se haya elaborado.
• Resumen
  El moderador cierra la conferencia telefónica. Al final, debe resumir los resultados, describir los próximos pasos e indicar cuándo tendrá lugar la próxima reunión.

¿Cómo funciona una llamada de conferencia con un teléfono celular?

En principio, las conferencias telefónicas con un teléfono celular o iPhone no funcionan de manera diferente a otras. Sobre todo, debe asegurarse de que su teléfono celular tenga suficiente duración de batería; las llamadas más largas en el teléfono inteligente a menudo consumen mucha energía. También debe asegurarse de antemano de que su contrato de telefonía móvil incluye una tarifa plana para la red fija. Esta es la única forma de que la conferencia telefónica sea realmente gratuita para usted.

Durante una llamada de conferencia con un teléfono celular Se recomiendan especialmente aplicaciones como el servicio de mensajería Whatsapp. Tanto los usuarios de un iPhone como los propietarios de un teléfono inteligente Android pueden prescindir de aplicaciones adicionales, ya que su teléfono móvil generalmente ya incluye esta función. El principio es idéntico: primero debe llamar a alguien que tenga que atender su llamada para poder agregar más participantes a través de un símbolo de teléfono con un signo más. Nota: todos los participantes deben estar guardados en sus teléfonos móviles. Además, la llamada de conferencia se desconecta en el momento en que cuelga.